Die Stelle ist im Amt für Jugend und Famile - Jugendamt - zu besetzen.

Entgeltgruppe:       EG 7 TVöD-V
Beschäftigungsart:    unbefristet
Arbeitszeit:          Vollzeit
Bewerbungsfrist:     01.09.2024

Das Amt für Jugend und Familie - Jugendamt –ist mit seinen über 1300 Mitarbeitenden und 6 fachlich sehr unterschiedlichen Geschäftsbereichen eines der größten Ämter in der Stadtverwaltung Bielefeld. Im Vorzimmer der Amtsleiterin ist diese Vollzeitstelle zu besetzen.

 

Wir möchten Bewerber*innen ausdrücklich dazu ermuntern, sich im Vorfeld über die konkrete Tätigkeit im Jugendamt (Kontakt s.u.) zu informieren.

 

Ihre künftigen Aufgaben

• Sicherstellung der Erreichbarkeit der Amtsleitung durch Telefondienst und Emailverkehr
• Unterstützung der Amtsleitung im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft, insbesondere die Organisation der internen und externen Kommunikation auf verschiedenen Kanälen, Korrespondenz (mit Schreibtätigkeiten, Wiedervorlagen, Ablagen etc.)
• Eigenverantwortliche Terminkoordination und –überwachung 
• Organisatorische Sitzungsvor- und -nachbereitungen (Sitzungsunterlagen, Buchung/Organisation von Räumlichkeiten für Besprechungen, Bewirtung etc.)
• Administrative Unterstützung bei Fachveranstaltungen der Amtsleitung
• Reisemanagement
• Internetrecherche
• Geschäftsbereichsübergreifende Verwaltungstätigkeiten

Ihre Qualifikation

Das müssen Sie mitbringen

• Abgeschlossene verwaltungsnahe Berufsausbildung (z. B. Verwaltungsfachangestelle/r, Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) mit Erfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich
• Integrität und Verschwiegenheit
• Gute Ausdruckfähigkeit (Wort und Schrift)
• Sicherer Umgang mit MS Office

Überzeugen Sie uns auch mit diesen Kompetenzen

• Verbindlichkeit und Zuverlässigkeit
• Selbständiges vorausschauendes Denken und Handeln, Organisationskompetenz
• Fähigkeit, Zusammenhänge in der Aufgabenwahrnehmung zu verstehen, zu überblicken und entsprechend zu handeln
• Kommunikationsstärke und höfliches und verbindliches Auftreten (auch in Konfliktsituationen)
• Kenntnisse von Verwaltungsabläufen und politischen Gremienstrukturen

Ihr Weg zu uns

Gestalten Sie das Leben in Bielefeld aktiv mit - Starten Sie Ihre Karriere in einem sicheren Beschäftigungsverhältnis bei der Stadt Bielefeld!

Informieren Sie sich in unserer Rubrik "Karriere bei der Stadt" über die Arbeitgeberin Stadt Bielefeld. Es gibt viele gute Gründe, bei uns zu arbeiten. 

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung innerhalb der Bewerbungsfrist über unser Online-Formular. Dort geben Sie Ihre persönlichen Daten ein und übermitteln uns Ihre Dateien mit den Bewerbungsunterlagen.

Sie haben noch Fragen? Gerne stehen wir Ihnen hierfür persönlich zur Verfügung.

• Frau Bülter, Tel. 0521/51-8377 vom Jugendamt zu fachlichen Fragestellungen 
• Frau Knollmann, Tel. 0521/51-8582 vom Amt für Personal zum Beschäftigungsverhältnis

Vielfalt bei der Stadt Bielefeld

Die Stadt Bielefeld setzt sich aktiv für Chancengleichheit und Diversität ein. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von Menschen unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Orientierung und geschlechtlicher Identität.
Die Stadt Bielefeld fördert Frauen beruflich und stellt sie nach den Zielsetzungen des Gleichstellungsplans bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt ein. Bewerbungen von Menschen mit Behinderung sind erwünscht.