Büroassistenz der Amtsleitung (Bürgeramt)

Entgeltgruppe:       EG 7 TVöD-V
Beschäftigungsart:    unbefristet
Arbeitszeit:          Vollzeit 
Bewerbungsfrist:     20.10.2024

Ihre künftigen Aufgaben

• Assistenz und Büroorganisation im Bereich der Amtsleitung
• Telefondienst
• Terminplanung und -koordination
• Unterstützung der Amtsleitung im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft
• Postbearbeitung und -verteilung
• Allgemeine Verwaltungsangelegenheiten
• Personalsachbearbeitung wie z. B. Führen der amtsinternen Personalakten, Führen der Kranken- und Urlaubsdatei, Bearbeitung von Sonderfällen im Rahmen der Zeiterfassung sowie Sonderurlaubsanträgen, Bearbeitung von Dienstunfällen
• Überwachung und Koordinierung der Untersuchung auf Bildschirmtauglichkeit
• Verwaltung von Dienstsiegeln, Dienstausweisen und Anordnungsbefugnissen
• Eigenverantwortliche Beschaffung von Büromaterial und Möbeln
• Geschäftsbereichsübergreifende Unterstützungsarbeiten bei besonderen Projekten
• selbstständige Bearbeitung von Mängelmeldungen, die über das Beteiligungsportal der Stadt Bielefeld beim BSC eingehen

Ihre Qualifikation

Das müssen Sie mitbringen

• Abgeschlossene verwaltungsnahe Berufsausbildung (z. B. Verwaltungsfachangestelle/r, Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) 

Überzeugen Sie uns auch mit diesen Kompetenzen

• Erfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich 
• Umfangreiche Erfahrungen und Kenntnisse mit der Standardsoftware (MS-Office) sowie der Telefonanlage
• Bereitschaft zur Aneignung des Umgangs mit verschiedenen Fachverfahren, z. B. SAP, Atoss, e-Kaufhaus, Session
• Gute Umgangsformen, sicheres und verbindliches Auftreten, Kommunikationsstärkeund Teamfähigkeit, hohes Maß an Selbständigkeit, Integrität und Zuverlässigkeit

Ihr Weg zu uns

Gestalten Sie das Leben in Bielefeld aktiv mit - Starten Sie Ihre Karriere in einem sicheren Beschäftigungsverhältnis bei der Stadt Bielefeld!

Informieren Sie sich in unserer Rubrik "Karriere bei der Stadt" über die Arbeitgeberin Stadt Bielefeld. Es gibt viele gute Gründe, bei uns zu arbeiten. 

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung innerhalb der Bewerbungsfrist über unser Online-Formular. Dort geben Sie Ihre persönlichen Daten ein und übermitteln uns Ihre Dateien mit den Bewerbungsunterlagen.

Sie haben noch Fragen? Gerne stehen wir Ihnen hierfür persönlich zur Verfügung.

• Frau Wehausen, Tel. 0521/51-6003, vom Bürgeramt zu fachlichen Fragestellungen 
• Frau Weidner, Tel. 0521/51-23867, vom Amt für Personal zum Beschäftigungsverhältnis

Vielfalt bei der Stadt Bielefeld

Die Stadt Bielefeld setzt sich aktiv für Chancengleichheit und Diversität ein. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von Menschen unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Orientierung und geschlechtlicher Identität.
Die Stadt Bielefeld fördert Frauen beruflich und stellt sie nach den Zielsetzungen des Gleichstellungsplans bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt ein. Bewerbungen von Menschen mit Behinderung sind erwünscht.