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Office Manager/-in (m/w/d)

10787 Berlin Festanstellung Veröffentlicht: 25.11.2024

Ihre Aufgaben

Sie übernehmen selbständig administrative Aufgaben im Office Management und Empfangsbereich, insbesondere

  • Organisation und Betreuung von Meetings, Veranstaltungen und Gremiensitzungen
  • Eigenständige Terminkoordination (inkl. ggf. Reiseplanung und -abrechnung)
  • Sorgfältige Vor- und Aufbereitung von Unterlagen sowie eigenständige Aktenführung/Dokumentation und Wiedervorlage
  • Administrative Unterstützung des Vorstandes sowie der Kolleg/-innen
  • Aufgaben im Rahmen der Rechnungsbearbeitung
  • Kommunikation mit Geschäftspartnern und Gremienmitgliedern (in Deutsch und Englisch)
  • Unterstützung bei Projektarbeiten und Produkteinführungen
  • Koordination von Abfragen, u.a. zu Berechtigungen, Prüfungen etc.
  • Weiterentwicklung von Prozessen
  • Unterstützung im Bewerbermanagement
  • Pflege der Verträge innerhalb der Vertragsdatenbank
  • Durchführung des Fristenmanagements
  • Selbstständiges Internetresearch zu diversen Themen und Fragestellungen
  • Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs
  • Selbständige Ausführung aller Aufgaben zur Bewirtschaftung unserer Office Räume, wie z.B.
    • Kontakte zu Dienstleistern
    • Bestellungen von Büromaterial, Getränken und Catering
    • Empfang, Betreuung und Bewirtung unserer Gäste



Ihr Profil

Fachlich:

  • Erfolgreich abgeschlossene einschlägige Ausbildung
  • Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position, möglichst in einer Bank oder ähnlichem Umfeld (anspruchsvolle Sekretariats- oder Assistenzfunktion, idealerweise in einem Vorstands- oder Geschäftsführungsbereich)
  • Stilsichere Ausdrucksweise und fehlerfreie Korrespondenz
  • Versierter Umgang mit gängigen Kommunikationsmitteln und Kenntnisse moderner Präsentationstechnik
  • Vertiefte Kenntnisse in MS Office, insbesondere in Word, Excel, PowerPoint
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Persönlich:
  • Eigenständige Arbeitsweise
  • Hohes Verantwortungsbewusstsein sowie Qualitätsorientierung, auch und besonders im Detail
  • Hohe Auffassungsgabe, Leistungsbereitschaft und Motivation
  • Kommunikationsstärke sowie freundliches und professionelles Auftreten im Kontakt mit unseren Geschäftspartnern




Warum wir?

Unsere Leistungen

  • Unbefristeter Vertrag mit marktüblicher Vergütung und 30 Tagen Urlaub
  • Vollzeit und Teilzeit möglich
  • Attraktive & sichere betriebliche Altersversorgung
  • Firmenticket ÖPNV & Employee Assistance Program

…und das „Drumherum“?

  • Krisensicherer Arbeitsplatz
  • Zentral gelegene & modern ausgestattete Büroräume, gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar
  • Vertrauensarbeitszeit und hybrides Arbeitsmodell (Mobiles Arbeiten und vor Ort)
  • Wir legen Wert auf Teamspirit, angenehme Arbeitsatmosphäre & gemeinsame Events
  • Einarbeitung durch erfahrene Kolleg/-innen
  • Förderung der Weiterbildung nach individuellem Bedarf
  • flache Hierarchien & ein wertschätzendes „Du“



Kontaktdaten

Für Rückfragen stehen Ihnen Sandra Eppler (+49 30 4081885850) und Claudia Balzer (+49 30 4081885843) gern zur Verfügung. Bitte verwenden Sie den Button „Auf diese Stelle bewerben“ auf unserer Website oder richten Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen ausschließlich elektronisch an die Adresse: jobspersonio@kenfo.de



Über uns

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Auf dieser Seite stellt sich der KENFO als Arbeitgeber vor.




Weitere Details und Bewerbung
KENFO

Details

Vorgangsnummer:c7fdaa32-45e5-4c63-a5ab-a44204807602
Arbeitgeber:KENFO
Arbeitsbeginn:25.11.2024
Bereich:Administration/Sachbearbeitung
Arbeitszeitmodell:Festanstellung
Stunden/Woche:Vollzeit
Berufserfahrung:Berufserfahren

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Arbeitgeber: KENFO
ID der Stellenausschreibung: c7fdaa32-45e5-4c63-a5ab-a44204807602