Bei einem unserer namhaften Kunden in Esslingen bietet sich diese interessante Perspektive im Rahmen der Personalvermittlung.
Die vorliegende Stelle ist im Rahmen der Direktvermittlung / im Rahmen der Personalvermittlung zu besetzen.
Ihre Aufgaben
- Verwaltung des Terminkalenders des Geschäftsführers und Koordination von Besprechungen, Veranstaltungen, Tagungen, und Reisen, einschließlich Flugbuchungen, Hotelreservierungen und Reiseplänen
- Erstellung von Geschäftskorrespondenz, Berichten, Präsentationen und anderen Dokumenten für die Geschäftsleitung und Organisation von internen und externen Kommunikationen im Namen der Geschäftsleitung
- Verwaltung von vertraulichen Informationen und sensiblen Daten mit höchster Diskretion
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Sitzungen, einschließlich Agenda-Erstellung, Protokollführung und Follow-Up-Aktionen
- Organisation von Tagungen für verschiedene Abteilungen sowie Zusammenarbeit mit anderen Bereichen bei der Organisation von Veranstaltungen wie Firmenfesten etc. Reisestelle: Planung, Koordination und Buchung von Geschäftsreisen (hauptsächlich mit den Firmenbuchungsportalen) sowie allgemeinen Reisen für das gesamte Unternehmen nach betrieblichen Richtlinien
- Verwaltung von Büroausstattung, -Vorräten und -Infrastruktur sowie Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Bürobetriebs
- Organisatorische Zuständigkeit für die Betriebskantine
- Management der Firmenflotte und Führerschein-Compliance
- Durchführung von Recherchen, Erstellung von Berichten zu verschiedenen Themen nach Bedarf, sowie Erstellen und Verwalten von Statistiken und internen Listen (z.B. Mobiltelefone, Auslands-KV, Geburtstagsliste etc.)
- Unterstützung bei speziellen Projekten und Initiativen der Geschäftsleitung
- Bereitstellung von allgemeiner administrativer Unterstützung abteilungsübergreifend nach Bedarf
- Korrespondenz erledigen und Schriftgut unterschriftsreif vorlegen
Wir bieten
- Urlaubs- und Weihnachtsgeld
Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Assistenzrolle, idealerweise im Top-Management-Level
- Hervorragende Organisations- und Zeitmanagement Fähigkeiten mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und unter Druck zu arbeiten
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
- Proaktive und selbständige Arbeitsweise sowie Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
- Verhandlungs- und Problemlösungsgeschick
- Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, mit verschiedenen Stakeholdern auf allen Ebenen zu interagieren
- Fortgeschrittene Kenntnisse in Office 365 und anderen Bürosoftwaretools
- Kenntnisse im Concur Reisebuchungstool von Vorteil
- Diskretion und Vertraulichkeit
- Erfahrung im Vertrieb, Business Development oder Service
- Ausgewiesene Kenntnisse im Bereich der Marktanalyse, Datenanalyse
- Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Offi ce-IT-Lösungen, insbesondere Excel. Wissen im Umgang mit Datenbanken von Vorteil
- Sehr gute verhandlungssichere Englischkenntnisse
- Globale Reisebereitschaft
- Team- und serviceorientierte Zusammenarbeit mit Kunden und Kollegen
- Hohe Selbständigkeit und ein hohes Maß an Eigeninitiative
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