Assistenz in der Zentrale (m/w/d)

Ihre Aufgaben

Ihre künftigen Tätigkeitsschwerpunkte liegen in abwechslungsreichen, spannenden Bereichen wie *Marketing*, *Administration* und der *Unterstützung des technischen Bereichs*: - Entgegennahme und kundenorientierte Bearbeitung auf der Zentral-Telefonnummer oder unter eingehender Anfragen - Ableitung von Impulsen für interne Prozessverbesserungen - Erster Ansprechpartner (m/w/d) für Besuchende und Lieferanten (m/w/d) am Verwaltungsstandort - Sicherstellung der betrieblichen Abläufe durch gezieltes Ressourcenmanagement (Bürobedarf, Reinigungs-/Sanitär-/Küchenartikel) - Erstellung von Statistiken und Pflege von Übersichten (z.B. Tarifierungsänderungen im Parkhaushandbuch und auf der Homepage) - Durchführung von Reise-/Hotelreservierungen - Weiterleitung postalischer/digitaler Informationen in der Organisation - Inventarisierung/Bestellung von und Ausstattung der Mitarbeitenden mit Arbeitskleidung - Fallabschließende Bearbeitung von routinemäßigen Ticketbestellungen - Bestellung von Betriebsmitteln, ggfs. unter Freigabe durch die jeweilige Objektleitung - Weisungsgemäße Erstellung von Schildern, Schreiben von Briefen gemäß Vorlage, Gestaltung/Überarbeitung von Formularen - Erstellung von Auftragsbestätigungen, Ablage von Schriftverkehr/Geschäftsunterlagen - Fallabschließende Bearbeitung/Verfolgung von Schadensfällen in enger Abstimmung mit dem kaufmännischen Bereich - Gemäß Einzelabsprache definierte Assistenzaufgaben zur operativen Unterstützung der Objektleitung/Technischen Leitung - Pflege und Kontrolle über papierhaften Schriftverkehr hinsichtlich Lieferscheine, Bestellungen, Wartungs-/Prüfberichten – Überführung ins digitale Archiv - Inhaltlich abgegrenzte Projektbegleitung/-führung für Prozessoptimierungsvorgänge - Punktuelle Unterstützung der Buchhaltung/Versicherungsmanagement - Bearbeitung Eigentümerverwaltungen (m/w/d) - Unterstützung der Dauerparkerabteilung - Unterstützung der Geschäftsleitung

Wir bieten

- Betriebliche Altersvorsorge - Möglichkeit zum mobilen Arbeiten

Anforderungen

- Abgeschlossene Berufsausbildung - Sehr gute Deutschkenntnisse - Freundliche und kommunikativ starke Persönlichkeit - Organisationsgeschick - Ergebnisorientierte, selbstständige Arbeitsweise - Eigeninitiative - Fachrelevante Praxiskenntnisse - Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office Produkten - Umgang mit internen unternehmensspezifischen Softwareprogrammen

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