Office Manager (m/w/d)

Hello! Hallo! Buenos dias!

Bei Finlex gilt: „Let your challenges be ours!” Als technologiegetriebener Spezialmakler sind wir für unsere Kooperationsmakler und Direktkunden ein verlässlicher Partner, der ihnen Einfachheit und Sicherheit in den komplexen Versicherungssparten Financial Lines und Cyber bietet – und das von der Ausschreibung bis zum Schadensfall!

Als Unternehmen setzen wir auf flache Hierarchien sowie Zusammenarbeit auf Augenhöhe und schaffen Raum für das Einbringen eigener Ideen. Wir sind überzeugt, dass 100% flexibles Arbeiten eine Win-Win-Situation kreiert, und leben eine Unternehmenskultur, die geprägt ist von Transparenz, Vertrauen, Fairness und Verlässlichkeit.

Als Office Coordinator (m/w/d) übernimmst du vielfältige Aufgaben in verschiedenen Bereichen, bist zentrale Anlaufstelle für unsere internen Abläufe und sorgst dafür, dass der Büroalltag reibungslos funktioniert. Dabei unterstützt du uns hierarchieübergreifend in operativen und administrativen Belangen - mit Organisationstalent, Hands-on-Mentalität und einem offenen Ohr für alle Themen in deinem Aufgabenbereich.

Das klingt interessant? Dann lies gerne weiter, um einen noch besseren Einblick in die Rolle als Office Coordinator (m/w/d) bei Finlex zu erhalten!

Was Dich in dieser Position erwartet

• Office Administration: Du übernimmst die Verantwortung für die allgemeine Büroorganisation und -verwaltung. Dazu zählen die Organisation von Wartungen und Reparaturen, das Instandhalten der Räumlichkeiten, Vorbereitung von Meeting-Räumen, etc.
• Einkauf und Beschaffung: Du kümmerst dich um die Bestellung und Verwaltung von Büro- und Arbeitsmaterialien, Equipment, etc.
• Travel Management: Du organisierst und buchst Geschäftsreisen für unsere Mitarbeiter gemäß unserer Travel Policy und stehst ihnen bei Problemen und Rückfragen zur Verfügung.
• On- und Offboarding: Du begleitest neue Kollegen beim Eintritt ins Unternehmen und sorgst für einen professionellen Austritt. Dazu gehört die Einrichtung des Equipments gemeinsam mit unserem IT-Dienstleister, die Übergabe des Equipments und das Abhalten von Onboarding Sessions zur Einführung in unsere Office IT.
• Events: Du unterstützt bei der Planung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen, sowohl online als auch in Präsenz.
• Dienstleistersteuerung: Du koordinierst und steuerst unsere externen Partner im Bereich IT-Infrastruktur, Cyber Security, etc. und stehst ihnen als interner Ansprechpartner zur Verfügung.
• Lizenzmanagement: Du behältst den Überblick über unsere Software- und Systemlizenzen und stellst eine kosteneffiziente Zuordnung sicher.
• Arbeitssicherheit: Du sorgst dafür, dass unsere Arbeitsplätze sicher und regelkonform sind.
• Fleet Management: Du verwaltest und betreust unseren Fuhrpark. Dies beinhaltet die Kommunikation mit unseren Leasinganbietern, Fahrzeugübergaben, etc.
• Ansprechpartner: Als verlässlicher und serviceorientierter Ansprechpartner stehst Du unseren Mitarbeitern bei allen Belangen zur Seite, die deinen Aufgabenbereich betreffen.

Was für diese Position am wichtigsten ist

• Eigenständige und strukturierte Arbeitsweise in Kombination mit einer lückenlosen Verlässlichkeit
• Organisationstalent und souveräne Kommunikationsfähigkeiten
• Technik- und IT-Affinität sowie ein sicherer Umgang mit Microsoft Office (insbesondere Teams, Outlook, SharePoint, Excel, etc.)
• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder ein vergleichbares abgeschlossenes Studium
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse

Was wir Dir bieten

Durch unsere flachen Hierarchien ermöglichen wir eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe, schaffen Raum für das Einbringen eigener Ideen und geben unseren Mitarbeitern so die Möglichkeit, etwas zu bewirken. Da auf diese Weise jeder seinen Teil beiträgt, legen wir großen Wert auf die Entwicklung und das Wohlbefinden unserer Finlexer:

Finanzieller Komfort

• Attraktives Gehaltspaket mit i. d. R. unbefristetem Arbeitsvertrag
• Gute Absicherung mit arbeitgeberfinanzierter Altersversorgung (bAV)

Work-Life-Balance

• 30 Tage Jahresurlaub
• 2 zusätzliche freie Tage an Weihnachten (24.12.) und Silvester (31.12.)
• Flexibles Arbeiten vor Ort, im Homeoffice oder mit Remote Work
• Frei gestaltbare Arbeitszeiten nach den eigenen Bedürfnissen

Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten

• Jährliches Weiterbildungsbudget
• Vielfältige und bedarfsgerechte Weiterbildungsmöglichkeiten

Top-Ausstattung im Büro, im Home Office und unterwegs

• Einmaliges Budget für die Einrichtung deines persönlichen Home Office
• Moderne und ergonomisch eingerichtete Büros in Frankfurt am Main, Berlin, Maxdorf, Düsseldorf, Essen und Wien
• Heiße und kalte Getränke, Obst und Snacks in unseren Büros für dein leibliches Wohl

Goodies & Benefits

• „Pluxee“-Karte mit monatlichem Guthaben
• Monatliche Zuschüsse zu „Lease a Bike“
• Attraktive Mitarbeiter-Rabatte mit „Corporate Benefits“
• Regelmäßige Get-togethers und Teamevents

Du willst mehr über uns erfahren?

Dann besuch gerne unsere Webseite.
Wenn Du wissen willst, was unsere Mitarbeiter über uns sagen, dann schau gerne mal hier.

Du hast Fragen zu der Stelle?

Melde Dich gerne jederzeit bei Michael unter recruiting@finlex.de.

Chancengleichheit und selbstbestimmte Teilhabe Schwerbehinderter und Gleichgestellter sowie eine respektvolle Zusammenarbeit sind innerhalb Finlex fest verankerte Grundsätze. Deshalb werden schwerbehinderte und gleichgestellte Bewerber:innen bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

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