Projektassistent*in für Bau- & Immobilienvorhaben

Ihr Umfeld

Ihre Aufgaben

• Organisatorische und administrative Unterstützung des internen Projektmanagement-Teams: Nach detaillierter Einarbeitung in unsere Projektstruktur und unsere Themenbereiche unterstützen Sie die Projektteams in der Projektabwicklung von Bau- und Immobilienbauvorhaben. Das Aufgabenspektrum umfasst unter anderem, das Aufsetzen klarer Dokumentenstrukturen in Absprache mit den Projektleiter*innen, die projektbezogene Korrespondenz mit den Kolleg*innen aus dem Controlling und weiteren Schnittstellen, die digitale und softwaregestützte Verwaltung der Kundendaten und Reporting zur Auftragsabwicklung
• Vor- und Nachbereitung von Projektmeetings und Workshops, schriftliche und mündliche Korrespondenz mit Auftraggebern: Organisation von Besprechungen und Terminen. Erstellung von Präsentationen zur Vorbereitung von Entscheidungen und für Kundentermine. Teilweise klassische Sekretariatsaufgaben wie Korrespondenzen, Protokoll- und Berichtswesen, Rechnungsprüfung und weitere kaufmännisch unterstützende Tätigkeiten
• Zusammenarbeit mit den Kolleg*innen und Mitwirkung bei der Auswahl von Methoden und Tools: Aktive Mitarbeit bei der Einführung von Methoden und Tools zur Optimierung des Projektmanagements. Sicherstellung eines einheitlichen und effektiven Projektmanagements

Ihr Profil

• Qualifikation: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarerer Abschluss idealerweise mit Bezug zur Bau- und Immobilienbranche gerne auch aus dem Kanzleiumfeld oder Beratungsumfeld
• Kenntnisse: Sicherer Umgang mit MS-Office Produkten. Wünschenswert, aber nicht notwendig sind Erfahrungen mit Branchensoftwarelösungen wie z.B. ORCA und der Umgang mit KI-Tools sowie Kenntnisse im Prompting
• Persönlichkeit: Sie zeichnet eine hohe Empathie aus. Mit einem hohen Qualitätsanspruch und sorgfältiger Arbeitsweise fühlen Sie sich wohl. Sicheres Auftreten, selbständiges Arbeiten, ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten sowie Sozialkompetenz und Verantwortungsbewusstsein sind weitere Attribute, die Ihr Profil abrunden

Über uns

Wir sind ein inhabergeführtes Ingenieurbüro mit rund 40 Beschäftigten am Standort Köln. Unsere Schwerpunkte sind Multiprojektmanagement, Projektsteuerung, methodische Kunden-Workshops, Bedarfsanalysen und Machbarkeitsstudien. Ob Nachhaltigkeit, Transformation, Digitalisierung, BIM oder New Work – mit unserem interdisziplinären Expertenteam sind wir auch für die großen Megatrends zukunftsfähig aufgestellt. zarinfar berät in allen Leistungsphasen und ist ein Garant für Qualität.