Teamassistenz (w/m/d)

Über die TU Darmstadt

Die TU Darmstadt steht für exzellente und relevante Wissenschaft. Die tiefgreifenden globalen Veränderungsprozesse – von Energiewende bis zu Künstlicher Intelligenz – gestalten wir durch herausragende Erkenntnisse und zukunftsweisende Studienangebote entscheidend mit. Unsere Spitzenforschung bündeln wir in drei Feldern: Energy and Environment, Information and Intelligence, Matter and Materials. Als eine in der Metropolregion Frankfurt-Rhein-Main verankerte und sehr stark international geprägte Universität sehen wir uns den europäischen Werten und der europäischen Integration verpflichtet.

Über unseren Bereich

Im Fachgebiet „Medizintechnik“ entwickeln wir Mikro- und Nanoroboter, die mit Magnetfeldern gesteuert werden. Diese werden mit Medikamenten beladen um sie gezielt an einen Wirkungsort zu bringen. Hierfür erforschen wir verschiedene biokompatible und gleichzeitig magnetische Materialien und verwenden für die Herstellung verschiedene Mikrofabrikationstechniken. Das Fachgebiet „Künstlich intelligente Systeme der Medizin“ beschäftigt sich mit angewandter KI in der Medizintechnik zur Unterstützung von Diagnose und Therapie.

Die Vollzeitstelle ist aufgeteilt zu jeweils 50% in den Fachgebieten „Künstlich Intelligente Systeme in der Medizin“ (Prof. Christoph Hoog Antink) und „Medizintechnik“ (Prof. Anna Bakenecker).

Informationen zur Stelle

• Kenn-Nr.: T336-2025
• Besetzung: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
• Befristung: Unbefristet
• Umfang: 100%
• Tarif: Entgeltgruppe 09A TV TU Darmstadt
• Einsatzort: Darmstadt
• Bewerbungsfrist: 30.10.2025

Ihre Aufgaben

Controlling/Buchhaltung

• Führung und Überwachung von Kostenstellen sowie Erstellung regelmäßiger Finanzübersichten
• Verwaltungsmäßige Abrechnung und Abwicklung von Drittmittelprojekten (Erstellung von Zwischen- und Endabrechnungen sowie Mittelanforderungen, Einordnung der laufenden Ausgaben in die Sachmittelkategorien)
• Vorbereitung und Durchführung von Zahlungsanweisungen und Umbuchungen von Mitteln
• Überwachung von Beschaffungsvorgängen hinsichtlich der geltender Einkaufs- und Beschaffungsrichtlinien
• Vorbereitung und Bearbeitung von Bestellvorgängen inkl. der rechnerischen Richtigkeit und Feststellen der sachlichen Richtigkeit von Rechnungen
• Reisekostenabrechnungen

 

Personalwesen

• Vorbereitung von Einstellungsverfahren, administrative Betreuung von Bewerbungs- und Auswahlverfahren
• Eigenständige Kontrolle von Personalangelegenheiten und Überwachung der Personalausgaben für Landes- und Drittmittel
• Verwaltung von Urlaubs- und Krankmeldungen
• Ansprechperson für Studierende in formellen Angelegenheiten ihrer Abschlussarbeiten, Studien- oder Prüfungsangelegenheiten

 

Teamassistenz

• Assistenz der Fachgebietsleitungen mit allgemeinen Organisationsaufgaben
• Eigenständige Erledigung von Korrespondenz sowie Kommunikation und Koordination im Team
• Eigenständige Protokollführung der Teambesprechungen
• Inventarisierung
• Administration und Support bei der Einrichtung und Anschluss von Geräten von neuen Mitarbeitenden
• Pflege einer Ordnerstruktur, Dokumentation und Dokumentenablage
• Unterstützung bei der Organisation von Workshops, Tagungen und Meetings mit Gästen

Ihr Profil

Sie verfügen über

• Eine Ausbildung als Bürokauffrau:mann oder Verwaltungsfachangestellte:r oder eine vergleichbare Qualifikation mit Berufserfahrung vorzugsweise in der Universität/Hochschule oder in der öffentlichen Verwaltung
• Erfahrungen in Verwaltungs- und Organisationsaufgaben
• Weitreichende Kenntnisse des Projektmanagements, der Kostenkalkulation und Finanzverwaltung und Sie arbeiten sicher mit entsprechenden Programmen wie Excel (inkl. Pivot-Auswertung, VBA u.a.) oder MS Project
• Gute Kenntnisse in Microsoft Office (Excel, Word, Power Point, Outlook)
• Sehr gute Deutsch- und Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrungen mit SAP wünschenswert
• Ausgeprägtes Organisationstalent und ein hohes Maß an Selbstständigkeit
• Einen freundlichen, offenen und aufgeschlossenen Umgang und arbeiten gern im Team

Wir bieten

Die Technische Universität Darmstadt bietet vielfältige und herausfordernde Aufgaben, eigenverantwortliches Arbeiten, aktuelle Technologien, gute kollegiale und partnerschaftliche Zusammenarbeit, bedarfsorientierte Fortbildungsmöglichkeiten und eine individuelle Personalentwicklung.

• Entfaltung und Gestaltung – Ein umfassendes internes Weiterbildungsangebot sowie Möglichkeiten der Weiterqualifizierung und Entwicklung
• Urlaub/Bildungsurlaub – 30 Tage Urlaub pro Jahr (bei Vollzeit) und 5 Tage Bildungsurlaub
• Nachhaltig und Mobil – Freifahrtberechtigung im gesamten Regionalverkehr in Hessen durch das LandesTicket Hessen nach den jeweils geltenden tariflichen Bestimmungen sowie mobiles Arbeiten
• Fit und Gesund – kostenlose medizinische Vorsorgeuntersuchungen und umfangreiches vergünstigtes Sportangebot
• Work-Life-Balance – flexible Arbeitszeitmodelle; Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Altersvorsorge – Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes (VBL) nach den jeweils geltenden Bestimmungen
• Dienstrad/Fahrradleasing
• Familienfreundlichkeit/Vereinbarkeit Familie/Pflege/Beruf – Kinderbetreuungsangebote sowie Zahlung einer Kinderzulage (gemäß tariflichen Bestimmungen), Ferienangebote

Allgemeine Hinweise / Datenschutz

Die Technische Universität Darmstadt strebt eine Erhöhung des Anteils der Frauen am Personal an und fordert deshalb besonders Frauen auf, sich zu bewerben. Bewerber:innen mit einem Grad der Behinderung von mindestens 50 oder diesen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für die Technische Universität Darmstadt (TV - TU Darmstadt). Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.

Mit dem Absenden Ihrer Bewerbung willigen Sie ein, dass Ihre Daten zum Zwecke des Stellenbesetzungsverfahrens gespeichert und verarbeitet werden. Sie finden unsere Datenschutzerklärung auf unserer Webseite.

Ansprechperson

Für Rückfragen zu dieser Position stehen Ihnen Prof. Christoph Hoog Antink unter hoogantink@kismed.tu-darmstadt.de  und  Prof.'in Anna Bakenecker unter  anna.bakenecker@tu-darmstadt.de  gerne zur Verfügung.

Weitere Details und Bewerbung