Teamassistenz & Kundenbetreuung (m/w/d) - Teilzeit (ca. 20 Std./Woche)

Deine zukünftigen Aufgaben

Du bist das organisatorische Zentrum im Tagesgeschäft:

• Kundenbetreuung (Mieter & Eigentümer)
  Du bist eine der ersten Anlaufstellen für unsere Kunden - per Mail, telefonisch oder über unser System. Du sorgst dafür, dass Anliegen aufgenommen, sortiert und an die richtige Stelle weitergegeben werden. Nicht alles musst du selbst lösen aber du sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt.

• Telefon – unterstützt durch KI, nicht Dauerfeuer
  Unser KI-Telefonassistent nimmt viele Anrufe bereits vorab entgegen und filtert. Du übernimmst vor allem die Gespräche, bei denen ein Mensch wirklich gebraucht wird. Das heißt: weniger Dauertelefon, mehr strukturierte Kommunikation.

• Office & Backoffice-Organisation
  Du hältst unser Büro im Griff:
  – Besprechungsraum und Termine im Blick
  – Posteingang und -ausgang
  – Dokumente drucken, vorbereiten und zur Unterschrift vorlegen
  – Unterlagen für Meetings und Besprechungen zusammenstellen
  – Büromaterial, kleine Bestellungen, Geschenke & Aufmerksamkeiten organisieren

• Rechnungsbearbeitung & -prüfung
  Du sichtest eingehende Rechnungen, prüfst sie formal (Stimmen Daten, Beträge, Ansprechpartner?) und bereitest sie für die Buchhaltung und Freigabe vor.

• Organisation von Terminen & Meetings
  Du koordinierst interne Besprechungen, stimmst Termine ab und sorgst dafür, dass alle Infos, Unterlagen und der Raum rechtzeitig vorbereitet sind.

• Unterstützung bei Events & Teamevents
  Ob internes Meeting, kleines Firmenevent oder Kundentermin: Du unterstützt in der Organisation und sorgst dafür, dass alles rund läuft.

Das macht Dich aus

• Du bist ein Organisationstalent und magst es, wenn Dinge ihren Platz haben und Abläufe funktionieren.

• Du übernimmst gern Verantwortung, arbeitest zuverlässig und magst klare Zuständigkeiten.

• Du hast Freude am Kundenkontakt, bleibst freundlich und ruhig – auch wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren.

• Du denkst mit, fragst nach, wenn etwas unklar ist, und packst pragmatisch an – nicht theoretisch.

• Du bist technikaffin und arbeitest sicher mit MS Office; neue Tools (z. B. digitale Telefonie, Kundenportal, KI-Assistenz) schrecken dich nicht, sondern interessieren dich.

• Erfahrung in der Immobilienverwaltung ist ein Plus, aber kein Muss – wichtiger ist deine Haltung: strukturiert, verlässlich, serviceorientiert.

Das macht uns aus

• Stabilität & Sicherheit
  Unbefristeter Arbeitsvertrag in einem etablierten, wachsenden Familienunternehmen mit klaren Strukturen.

• Planbare Arbeitszeiten & Teilzeit, die wirklich Teilzeit ist
  Ca. 20 Std./Woche, überwiegend werktags zu Bürozeiten, keine Abende, keine Wochenenden. Genaue Verteilung nach gemeinsamer Absprache.

• Eigenverantwortung statt Mikromanagement
  Du bekommst einen klaren Verantwortungsbereich und das Vertrauen der Geschäftsführung. Viele Dinge laufen „über deinen Tisch“, du bist keine reine Zuarbeit.

• Moderne Arbeitsumgebung
  Helle Büros, gute Ausstattung, ergonomische Arbeitsplätze, digitale Prozesse und sinnvoll eingesetzte KI (z. B. im Telefonbereich).

• Hybrides Arbeiten, wo es sinnvoll ist
  Deine Rolle ist deutlich office-nah, weil du Präsenz im Büro brauchst (Besprechungsraum, Unterlagen, Unterschriften etc.). Wo Aufgaben es zulassen, ist Homeoffice nach Absprache möglich.

• Weiterentwicklung & Coaching
  Wir unterstützen dich durch Schulungen, Coachings und Weiterbildungen – speziell in modernen Büro- und Verwaltungsthemen sowie im Umgang mit unseren digitalen Tools.

• Zusatzleistungen
  Firmenhandy (aktuelles iPhone), Bikeleasing-Möglichkeit, vergünstigtes Deutschlandticket, attraktive Mitarbeiterrabatte (Corporate Benefits).

• Gute Arbeitsatmosphäre & kurze Wege
  Direkter Draht zur Geschäftsführung, flache Hierarchien, ehrlicher Umgang. Wir arbeiten professionell, aber nicht steif. Man kennt sich beim Namen und hilft sich gegenseitig.

• Rundum gut versorgt im Büro
  Voll ausgestattete Mitarbeiterküche, frisches Obst sowie Kaffee- und Getränkeflatrate

Über uns

Wir von IMMOJECTS GmbH sind nicht nur Verwalter – wir sind Möglichmacher! Als familiengeführtes Unternehmen mit Sitz in Hamburg bringen wir frischen Wind in die Immobilienverwaltung von Wohn- und Gewerbeobjekten. Mit einem klaren Fokus auf Digitalisierung, Nachhaltigkeit und exzellenten Kundenservice schaffen wir innovative Lösungen, die den Unterschied machen. Bei uns erwarten dich flache Hierarchien, schnelle Entscheidungswege und jede Menge Raum für deine Ideen. Wenn du Lust hast, in einem dynamischen Team die Zukunft von IMMOJECTS mitzugestalten, freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen!

Weitere Details und Bewerbung