Assistenz Geschäftsführung (m/w/d)

Ihre Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft
• Planung, Erstellung und Verwaltung von Einzel- und Serienterminen sowie Organisation von Raumbuchungen
• Verwaltung der E-Mail-Postfächer der Geschäftsführung sowie Bearbeitung des gesamten Posteingangs und Postausgangs einschließlich Versand, Verteilung, Kurier- und Hauspost
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen für interne Besprechungen und externe Kundentermine
• Erstellung und Ausarbeitung schriftlicher Unterlagen und Korrespondenzen im Auftrag der Geschäftsführung
• Unterstützung der internen Kommunikation der Geschäftsführung durch Erstellung von Newslettern, Präsentationen und weiteren Kommunikationsformaten
• Prüfung von Geheimhaltungsvereinbarungen und Geschäftsführerverträgen sowie Ausfüllen und Pflege von Stammdatenblättern im Rahmen von Lieferantenbefragungen durch Kunden
• Funktion als zentrale Kontaktperson für den externen Datenschutzbeauftragten sowie Koordination datenschutzrelevanter Themen
• Übernahme allgemeiner Verwaltungsaufgaben einschließlich Bedienung der Telefonzentrale
• Organisation und Betreuung des Besuchermanagements einschließlich Besucheranmeldung, Bewirtung, Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie Verwaltung der Bewirtungsbelege
• Verwaltung, Organisation und Ordnung der Beratungsräume einschließlich Vor- und Nachbereitung für Meetings
• Organisation des Dienstreisemanagements einschließlich Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen über Egencia und Captio sowie Koordination von Schulungen, Buchungen und Zertifikaten
• Verwaltung der Dienstfahrzeuge einschließlich Nutzung des ECOS-Systems, Kommunikation mit Werkstätten, Durchführung von Führerscheinkontrollen und Pflege der Fahrzeugdaten
• Kommunikation und Abstimmung mit externen Dienstleistern im Rahmen administrativer und organisatorischer Aufgaben
• Durchführung vielfältiger administrativer Tätigkeiten wie Bereitstellung von HR-Auszügen, Einholung digitaler und analoger Unterschriften, Abrechnung von Kreditkarten, Ausgabe von Büromaterial, Organisation der Büroversorgung sowie Erstellung und Pflege von Urlaubsplänen

Wir bieten

• Unsere Mitarbeitenden profitieren von einem sicheren, wettbewerbsfähigen Gehalt und umfassender sozialer Absicherung.
• Wir bieten nicht nur eine sorgfältige Auswahl passender Arbeitsplätze und Unterstützung während des gesamten Bewerbungsprozesses, sondern stehen auch während der Beschäftigung beratend zur Seite.
• Durch regelmäßige Feedback- und Zielgespräche sowie individuell abgestimmte Weiterentwicklungsmöglichkeiten fördern wir aktiv die persönliche und berufliche Entfaltung unserer Mitarbeitenden.
• Mit höchsten Standards im Arbeitsschutz, arbeitsmedizinischer Betreuung und regelmäßigen Besuchen am Arbeitsplatz schaffen wir eine sichere und unterstützende Arbeitsumgebung.

Anforderungen

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Bürokaufmann, oder über eine Ausbildung im verwaltungstechnischen Bereich
• Idealerweise bringst du Erfahrung im Umgang mit betriebswirtschaftlichen Prozessen und administrativen Abläufen mit
• Du besitzt fundierte Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen und beherrschst die deutsche Sprache sicher in Wort und Schrift
• Englischkenntnisse sind wünschenswert und unterstützen die Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld
• Du zeichnest dich durch ein ausgeprägtes Organisations- und Koordinationstalent sowie eine strukturierte Arbeitsweise aus
• Eine flexible, belastbare und zuverlässige Arbeitsweise sowie ein sicheres und freundliches Auftreten runden dein Profil ab
• Du verfügst über eine hohe Leistungsbereitschaft und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein

Bei uns wird Ihr Berufsweg zum persönlichen Walk of Fame – wir bieten Ihnen spannende Perspektiven in den Bereichen Assistenz & Sekretariat, Marketing, Vertrieb, HR sowie Einkauf & Logistik. Jetzt auf "Jetzt bewerben" klicken! Wir freuen uns über die Bewerbung von Menschen, die zur Vielfalt unseres Unternehmens beitragen.

...

Bei uns wird Dein Berufsweg zum persönlichen Walk of Fame – wir bieten Dir spannende Perspektiven in den Bereichen Assistenz & Sekretariat, Marketing, Vertrieb, HR sowie Einkauf & Logistik. Jetzt auf "Jetzt bewerben" klicken!