Customer Service Representative / Order Management (m/w/d)

Ihre Aufgaben

• Sie übernehmen die vollständige Abwicklung von Kundenaufträgen – von der ersten Auftragserfassung bis hin zur termingerechten Rechnungsstellung. Dabei koordinieren Sie alle Prozessschritte und sorgen dafür, dass Kundenanforderungen präzise und reibungslos umgesetzt werden
• Sie prüfen, pflegen und überwachen alle relevanten Auftragsdaten im ERP‑System, stellen die Datenqualität sicher und sorgen dafür, dass alle Informationen für interne Schnittstellen jederzeit aktuell und verlässlich verfügbar sind
• Sie stellen termingerechte Lieferungen sicher und berücksichtigen dabei Lieferzusagen, Materialverfügbarkeiten, Prioritäten und Kapazitäten. Durch Ihr vorausschauendes Handeln tragen Sie maßgeblich zur Liefertreue bei
• Sie behalten den Status Ihrer Aufträge aktiv im Blick und informieren Ihre Kunden proaktiv bei Verzögerungen, Abweichungen oder notwendigen Anpassungen. Dabei kommunizieren Sie lösungsorientiert und transparent
• Sie erstellen Rechnungen und klären abrechnungsrelevante Fragestellungen mit internen Abteilungen sowie externen Ansprechpartnern, sodass alle buchhalterischen Prozesse sauber und vollständig abgeschlossen werden können
• Sie kommunizieren professionell, serviceorientiert und lösungsorientiert – telefonisch wie schriftlich – und sind für Ihre Kunden ein verlässlicher, kompetenter und freundlicher Ansprechpartner
• Sie stimmen sich eng mit Ihren Kunden zu Orderbüchern, Forecasts und Lieferplänen ab, analysieren Bedarfe und sichern frühzeitig die notwendigen Kapazitäten und Ressourcen ab
• Sie arbeiten intensiv mit internen Schnittstellen wie Produktion, Materialplanung, Logistik, Versand, Finance und Quality zusammen, um Informationen auszutauschen, Prozesse abzustimmen und die Auftragsabwicklung abzusichern
• Sie stellen die Einhaltung von Incoterms sowie export- und zollrechtlichen Vorgaben sicher, um eine gesetzeskonforme und reibungslose internationale Auftragsabwicklung zu gewährleisten
• Sie klären Liefer-, Rechnungs- und Versanddifferenzen mit den relevanten Abteilungen und sorgen dafür, dass Unstimmigkeiten zeitnah und kundenorientiert behoben werden
• Sie pflegen Kundenstammdaten und auftragsbezogene Informationen sorgfältig, damit sowohl interne Teams als auch Kunden stets auf aktuelle, vollständige und belastbare Daten zugreifen können
• Sie wirken aktiv an der kontinuierlichen Optimierung von Customer‑Service‑ und Auftragsprozessen mit, bringen Ideen ein und unterstützen dabei, Abläufe effizienter, transparenter und kundenorientierter zu gestalten

Wir bieten

• Sie erhalten ein attraktives Gehalt inkl. Weihnachts‑ und Urlaubsgeld
• Sie profitieren von einer betrieblichen Altersvorsorge
• Sie bekommen einen Willkommensbonus in Höhe von 3.000 € brutto
• Sie nutzen die betriebliche medizinische Versorgung
• Sie erhalten einen Kinderbetreuungszuschuss
• Sie entwickeln sich weiter durch vielfältige Weiterbildungs‑ und Aufstiegsmöglichkeiten
• Sie nehmen an einem Betriebssportprogramm teil
• Sie profitieren vom umfangreichen Benefit‑Hub
• Sie genießen kostenlose Getränke am Standort
• Sie nutzen die Möglichkeit eines JobRads.
• Sie essen vergünstigt in der subventionierten Kantine

Anforderungen

• Sie besitzen fundierte Erfahrung im Umgang mit B2B‑Geschäftsbeziehungen und wissen, wie Sie anspruchsvolle Kundenbedürfnisse serviceorientiert, professionell und strukturiert managen
• Sie verfügen über Grundkenntnisse der Incoterms und wenden diese sicher im Tagesgeschäft an oder sind bereit, Ihr Wissen bei Bedarf weiter zu vertiefen
• Sie bringen ein solides Verständnis für exportrechtliche und außenwirtschaftliche Anforderungen mit , idealerweise aus einem Umfeld mit internationalen Lieferketten oder technischen Produkten
• Sie beherrschen den sicheren Umgang mit ERP‑Systemen (z. B. SAP, Oracle, Infor oder vergleichbare Anwendungen) sowie den gängigen MS‑Office‑Programmen und arbeiten routiniert mit Daten, Aufträgen und Prozessen
• Sie arbeiten strukturiert, eigenständig und sehr serviceorientiert – Sie behalten auch bei hoher Auftragslage den Überblick, priorisieren souverän und treffen nachvollziehbare Entscheidungen
• Sie kommunizieren klar, professionell und kundenorientiert , sowohl schriftlich als auch telefonisch, und bewegen sich sicher im Austausch mit internen Schnittstellen und internationalen Kunden
• Sie haben Freude an Schnittstellenarbeit und internationalem Austausch und schätzen die Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen entlang der gesamten Supply‑Chain
• Sie bringen Engagement, Organisationstalent und eine lösungsorientierte Arbeitsweise mit – Herausforderungen sehen Sie als Chance, aktiv zur Prozessverbesserung beizutragen

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