Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

Ihre Aufgaben

Du bist organisiert, kommunikativ und hast ein Talent dafür, Dinge in Bewegung zu bringen?Dann werde Teil unseres engagierten Teams und unterstütze die Geschäftsführung der ADAC Luftrettung! Bei uns erwarten Dich spannende Aufgaben, eine dynamische Arbeitsumgebung und die Möglichkeit, einen echten Unterschied zu machen.

Gemeinsam sorgen wir für schnelle Hilfe aus der Luft und retten Leben.

• Unterstützung des Geschäftsführers - Du unterstützt unseren Geschäftsführer in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten und trägst so maßgeblich zur Effizienz unserer Geschäftsabläufe bei. Du kümmerst Dich um das Vertragsmanagement und sorgst dafür, dass alle Vertragsunterlagen ordnungsgemäß verwaltet werden.
• Organisation und Koordination - Du übernimmst die Pflege des Kalenders sowie die Koordination und Vorbereitung von Terminen. Darüber hinaus organisierst Du Reisen und kümmerst Dich um die Reisekostenabrechnungen. Zusätzlich empfängst Du und betreust nationale sowie internationale Besucher und Geschäftspartner professionell und serviceorientiert.
• Korrespondenzmanagement - Du verantwortest die Bearbeitung des Posteingangs sowie die schriftliche Korrespondenz der Geschäftsführung in deutscher und englischer Sprache sowohl digital als auch in analoger Form. Zudem überarbeitest und bereitest Du Präsentationen, Dokumente und Vorlagen für offizielle Anlässe inhaltlich und formal professionell auf.
• Meeting- und Veranstaltungsmanagement – Du unterstützt bei der inhaltlichen Vorbereitung der Meetings der Geschäftsführung, unter anderem durch die Erstellung klarer und strukturierter Agenden. Während der Sitzungen führst Du die Protokolle und stellst im Anschluss eine strukturierte und verlässliche Nachbereitung sicher. Darüber hinaus planst, organisierst und koordinierst Du unterschiedliche Sitzungen und Workshops und gewährleistest dabei einen reibungslosen Ablauf.
• Schnittstellenfunktion – Du bist zentrale Ansprechperson und steuerst die Kommunikation zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen sowie externen Partnern. In enger Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen aus dem Officemanagement stellst Du einen reibungslosen Ablauf sicher und übernimmst bei Bedarf auch gegenseitige Vertretungen.

Wir bieten

• Attraktive Vergütung
• Gleitzeit
• ABO JOB und Deutschland-Ticket & Job-Rad
• Moderne Arbeitsplatzausstattung
• Unternehmenseigene Barista
• Weiterbildung

Anforderungen

• Die Theorie sitzt - Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Aus- und / oder Fortbildung, beispielsweise als Management-Assistent, Kaufmann/frau für Büromanagement, Fachmann/frau für Bürokommunikation (m⁠/⁠w⁠/⁠d) oder vergleichbar.
• Know-How - Du besitzt fundierte Kenntnisse in MS Office, insbesondere in Outlook, Word und PowerPoint, und setzt diese sicher und effizient ein.
• Berufserfahrung - Du bringst mehrjährige fundierte Erfahrung in der Assistenz oder im Sekretariat für das gehobene Management mit.
• Arbeitsweise - Du besitzt ausgeprägtes Organisationstalent und behältst auch bei vielfältigen Aufgaben stets den Überblick und die nötige Professionalität.
• Kommunikation – Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und bringst grundlegende Englischkenntnisse mit. Du kannst Dich klar und professionell ausdrücken und zeichnest Dich durch gute Kommunikationsfähigkeiten aus.
• Was Dein Profil abrundet – Du überzeugst durch Loyalität, Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit. Teamarbeit und hohe Einsatzbereitschaft sind für Dich selbstverständlich. Ein professionelles Auftreten und eine Affinität zur ADAC Luftrettung runden Dein Profil ab.

Du bringst nicht alle Anforderungen mit? Keine Sorge – lass uns darüber sprechen! Wir sind bestrebt, ein vielfältiges, gleichberechtigtes, integratives und authentisches Arbeitsumfeld zu bieten. Bewirb Dich jetzt und werde Teil unseres erfolgreichen Teams! Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen!