TEAM- & HR-ASSISTENZ (W*M*D)

Deine Aufgaben

Als Team- und HR-Assistenz bei navos in Düsseldorf hältst du verlässlich die Fäden zusammen: mit organisatorischem Geschick genauso wie mit fachlichem HR-Verständnis. Du arbeitest eng mit unserer Head of HR und dem Standort Berlin zusammen und agierst eigenständig im Tagesgeschäft.
Was dich ausmacht: Du wechselst sicher zwischen operativen und fachlichen Aufgaben, bist dabei strukturiert, zuverlässig und ansprechbar für die Menschen um dich herum.

HR-Bereich:

• Du übernimmst vorbereitende und unterstützende Aufgaben im HR-Tagesgeschäft und arbeitest eng mit unserer Head of HR sowie dem HR-Team in Berlin zusammen – als Teil einer standortübergreifenden HR-Einheit.
• Du pflegst Personaldokumente und arbeitest aktiv mit Personio.
• Du übernimmst das Bewerbungs- und Terminmanagement.
• Du begleitest On- und Offboardings organisatorisch und sorgst dafür, dass neue Kolleg*innen gut ankommen.
• Arbeitszeugnisse bereitest du auf Basis vorhandener Bausteine vor, mit einem geschulten Blick für Inhalt und Formulierung.
• Du wendest arbeitsrechtliche Grundlagen im Alltag an, etwa bei Fragen zu Kündigungsfristen, Urlaubsansprüchen und Anstellungsbedingungen.
• Du begleitest Fortbildungsformate von A bis Z: von der Terminplanung und Korrespondenz mit Trainer*innen über das Einladungsmanagement bis hin zur organisatorischen Betreuung vor Ort.

Teamassistenz am Standort:

• Du bist die erste Anlaufstelle am Standort Düsseldorf für Kolleg*innen, Dienstleister und Besucher*innen. Du bist präsent, ansprechbar und sorgst dafür, dass der Alltag vor Ort reibungslos läuft.
• Du arbeitest vorausschauend: Fristen, Prioritäten und organisatorische Details hast du im Blick und reagierst flexibel auf kurzfristige Anforderungen.
• Du koordinierst externe Dienstleister, verantwortest Büro- und Raumausstattung und kümmerst dich um Post und allgemeine Standortorganisation.
• Du stellst sicher, dass Technik und Ausstattung bei Workshops, Veranstaltungen und Kundenbesuchen vor Ort funktionieren.
• Du entlastest das Berater*innen-Team bei organisatorischen Alltagsaufgaben und übernimmst Aufgaben von Preisvergleichen über Reisebuchungen bis hin zu kurzfristigen Umbuchungen.
• Du unterstützt bei der vorbereitenden Buchhaltung am Standort: Du prüfst und erfasst Eingangsrechnungen, koordinierst die Freigabeprozesse und kümmerst dich um die Erfassung und Abrechnung von Reisekosten.
• Du bist am Standort Düsseldorf für den Arbeitsschutz zuständig und sorgst dafür, dass Sicherheitsstandards und gesetzliche Vorgaben eingehalten werden.
• Du unterstützt bei alltäglichen technischen Fragen sowie Verwaltung der technischen Geräte (z. B. Drucker, kleinere Geräteprobleme, Ersatzgeräte) und nutzt Office-Tools als Teil der Standortorganisation.

Das bringst du mit

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringst praktische Erfahrung im HR-Umfeld, in der Assistenz oder im Office Management mit.
• Du verfügst über erste Grundkenntnisse im Arbeitsrecht und ein solides Verständnis für Aufbau und Sprache von Arbeitszeugnissen.
• Du arbeitest sicher mit Microsoft Office: Outlook, Word, Excel und Teams gehören für dich zum Alltag. Erste Erfahrung mit Personio oder einem vergleichbaren HR-System bringst du idealerweise mit.
• Du gehst pragmatisch mit alltäglichen technischen Fragen und kleineren Büroproblemen um.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Du bist organisiert, eigenverantwortlich und serviceorientiert, mit einer hands-on geprägten, eigenständigen Arbeitsweise.
• Du hast ein Gespür für Prozesse und Freude daran, Abläufe zu verstehen und weiterzuentwickeln.
• Du gehst zuverlässig und diskret mit sensiblen Daten und vertraulichen Informationen um.
• Du hast Interesse am Thema Arbeitsschutz und übernimmst hierfür gerne Verantwortung am Standort.
• Du kommunizierst klar und offen, trittst professionell auf und unterstützt Kolleg*innen im Alltag.
• Du arbeitest gerne vor Ort, fühlst dich in einem teamorientierten Umfeld wohl und trägst zu einem positiven Miteinander bei.

Das erwartet dich bei uns

• Befristete Stelle (zunächst auf 1 Jahr, Verlängerung möglich)
• Deutschlandticket oder Fahrtkostenzuschuss
• Company-Bike-Programm
• 30 Urlaubstage im Jahr
• Regelmäßige Teamevents
• Die Möglichkeit zu Fortbildungen und Formaten (intern und extern) sowie regelmäßige Feedbackgespräche
• Homeoffice nach Absprache möglich
• Eine Unternehmenskultur mit kurzen und offenen Kommunikations- und Entscheidungswegen, in die du dich aktiv einbringen kannst
• Ein kollegiales, respektvolles Miteinander

Über uns

Wir sind navos Public Dialogue Consultants. Als Kommunikationsagentur sind wir darauf spezialisiert, Dinge zu erklären und Dialoge zu prägen.
Gerade wenn es schwierig wird. Wir sind überzeugt: Veränderung gelingt nur im Dialog. Unsere 100 Kolleg*innen mögen herausfordernde, komplexe Themen. Von der industriellen Transformation über die Energiewende bis zu neuen Arbeitswelten bieten wir strategische Kommunikationsberatung und starke Umsetzung. Über alle Kanäle. Im Gespräch mit den unterschiedlichsten Stakeholdergruppen. Lokal, regional, global. Das machen wir remote sowie an unseren Hubs in Berlin, Düsseldorf und Hamburg.
Und vor allem zusammen als ein Team, das Lust hat, Veränderung zu gestalten und Zukunft zu kommunizieren.

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