Der ADAC ist immer in Bewegung und da, um zu helfen - dabei decken wir die unterschiedlichsten Bereiche ab, wie z.B.: Versicherungen, Reisen und medizinische Unterstützung, rechtliche Beratung, Digitalisierung, klassische Pannenhilfe oder die Luftrettung. Wir sind da.
Ihre Aufgaben
Sie unterstützen die Ressortleitung im Tagesgeschäft und übernehmen die Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen.
Die Koordination administrativer Prozesse in den Bereichen Budgetplanung, Beschaffung und Rechnungsbearbeitung gehört ebenso zu Ihrem Verantwortungsbereich.
Auftragsschreiben, Gremienunterlagen und weitere relevante Dokumente erstellen, koordinieren und verfolgen Sie eigenständig und stellen deren termingerechte Bearbeitung sicher.
Dabei pflegen Sie Aufträge, Rechnungen und Unterlagen in den relevanten Systemen und sorgen für eine transparente Nachverfolgung sowie eine hohe Datenqualität.
Als zentrale Schnittstelle zwischen Ressortleitung, Fachbereichen, Controlling und weiteren internen Ansprechpartnern koordinieren Sie bereichsübergreifende Abstimmungen und unterstützen die Zusammenarbeit.
Darüber hinaus übernehmen Sie organisatorische, kaufmännische und administrative Aufgaben im Ressort, erstellen Übersichten, Auswertungen und Protokolle und unterstützen bei der Einhaltung interner Vorgaben und Fristen.
Die aktive Mitwirkung an der Standardisierung und Optimierung von Prozessen, Vorlagen und Dokumentationswegen rundet Ihr vielseitiges Aufgabengebiet ab.
Sie verfügen über eine kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung und/ oder mehrjährige Erfahrung in einem Sekretariat.
Erfahrungen im Bereich Immobilien/Bau sind wünschenswert
Zusätzlich besitzen Sie eine ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie Kommunikations- und Kontaktstärke und sind sicher im Umgang mit den gängigen MS Office Programmen.
Sie haben ein freundliches Wesen, sind zeitlich flexibel und zeigen große Einsatzbereitschaft.
Zu Ihren persönlichen Stärken zählen ein hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Loyalität und die Bereitschaft eng mit der Ressortleitung zusammenzuarbeiten.
Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und gute Kenntnisse der englischen Sprache runden Ihr Profil ab.