Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) mit HR-Schwerpunkt

Ihre Aufgaben

• Sie unterstützen die Geschäftsführung im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft und sorgen für einen reibungslosen Ablauf administrativer Prozesse
• Sie koordinieren Termine, Besprechungen, Geschäftsreisen und Veranstaltungen und behalten dabei Fristen, Prioritäten und Abläufe zuverlässig im Blick
• Sie erstellen Präsentationen, Statistiken, Auswertungen, Protokolle und weitere geschäftsrelevante Unterlagen für interne und externe Zwecke
• Sie übernehmen die professionelle Korrespondenz und fungieren als zentrale Ansprechperson für interne sowie externe Kontakte
• Sie unterstützen bei bereichsübergreifenden Projekten und bringen eigene Ideen zur Optimierung von Prozessen und Strukturen ein
• Sie betreuen administrative Personalprozesse entlang des gesamten Employee Lifecycles.
• Sie pflegen Personalstammdaten, Personalakten und sorgen für eine sorgfältige Dokumentation personalrelevanter Vorgänge
• Sie koordinieren das Bewerbermanagement und organisieren Vorstellungsgespräche in enger Abstimmung mit den Fachbereichen
• Sie erstellen Arbeitsverträge, Bescheinigungen, Zeugnisse und weitere personalbezogene Dokumente.
• Sie begleiten Onboarding- und Offboarding-Prozesse und sorgen für eine professionelle Betreuung neuer sowie ausscheidender Mitarbeitender
• Sie stehen Mitarbeitenden als vertrauensvolle Ansprechperson für administrative HR-Fragestellungen zur Verfügung
• Sie unterstützen bei der Verwaltung und Pflege von Benutzer- und Systemdaten sowie bei organisatorischen IT-Themen
• Sie koordinieren die Bereitstellung von technischem Equipment und begleiten den Eintritt und Austritt von Mitarbeitenden aus administrativer Sicht
• Sie pflegen Dokumentationen, Übersichten und Ablagestrukturen und stellen eine hohe Datenqualität sicher
• Sie übernehmen eigenverantwortlich Sonderaufgaben und tragen aktiv zur Weiterentwicklung des Unternehmens bei

Wir bieten

• Unbefristete Festanstellung mit attraktiven Entwicklungsmöglichkeiten
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung sowie Einbindung in strategisch relevante Themen
• Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition mit hohem Gestaltungsspielraum und großem Vertrauen
• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet an den Schnittstellen von Assistenz, Personalwesen und Administration
• Eine strukturierte und umfassende Einarbeitung durch die aktuelle Stelleninhaberin im Rahmen einer langfristigen Nachfolgeplanung
• Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Prozesse aktiv mitzugestalten
• Kurze Entscheidungswege, flache Hierarchien und ein familiäres Arbeitsumfeld
• Eine langfristige Perspektive in einem wirtschaftlich stabilen und wachsenden Unternehmen
• 30 Urlaubstage sowie flexible Arbeitszeiten
• Moderne Arbeitsausstattung inklusive Laptop und Firmenhandy
• Eine zukunftssichere Tätigkeit in einer nachhaltigen Branche mit direktem Bezug zur Energiewende

Anforderungen

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sie bringen Berufserfahrung in der Assistenz der Geschäftsführung, Personaladministration, im Office Management oder in einer vergleichbaren Position mit
• Sie besitzen idealerweise Kenntnisse im Personalwesen und haben bereits erste Berührungspunkte mit arbeitsrechtlichen Fragestellungen
• Sie arbeiten strukturiert, eigenständig und behalten auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick
• Sie zeichnen sich durch ein hohes Maß an Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Vertrauenswürdigkeit aus
• Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office beziehungsweise Microsoft 365.
• Sie bringen eine hohe Affinität zu digitalen Prozessen, Systemen und administrativen Abläufen mit
• Sie überzeugen durch Kommunikationsstärke, Organisationsgeschick und eine ausgeprägte Serviceorientierung
• Sie schätzen die Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern und übernehmen gerne Verantwortung
• Sie möchten sich langfristig in einer vielseitigen und verantwortungsvollen Rolle entwickeln

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