Office-ManagerIn (m/w/d)

Warum wir?

Wir engagieren uns leidenschaftlich für die Förderung und Betreuung von Kindern und schaffen eine liebevolle sowie inspirierende Umgebung, in der sich Kinder optimal entwickeln können.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine/einen engagierte/n und herzliche/n Office-ManagerIn. In dieser Schlüsselposition koordinierst du die administrativen Abläufe und agierst als zentrale Schnittstelle zwischen unseren Kindertagesstätten und der Geschäftsführung. Deine Aufgabe besteht darin, die Kommunikation zu optimieren, Prozesse zu unterstützen und sicherzustellen, dass die unterschiedlichen Bedürfnisse und Anliegen unserer Kitas effizient und zielgerichtet bearbeitet werden.

Wir bieten:

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit
• Zusammenarbeit in einem engagierten und herzlichen Team
• Vielfältige Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung
• 30 Urlaubstage
• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• Vergütung entsprechend deiner beruflichen Qualifikation

Deine Aufgaben

• Allgemeine Büroorganisation und Administration
  • Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien und Verbrauchsmaterialien (z.B. Kaffee, Reinigungs- und Hygienebedarf)
  • Organisation und Betreuung von zentralen Abläufen am Standort Uhlandhof (z.B. Spülmaschine, Getränke, Catering-Bestellungen)
• Terminmanagement und Meetingorganisation
  • Koordination regelmäßiger Termine (z.B. Kitaleitungstreffen, Drop-In-Besuche, Personalbesuche)
  • Planung, Einladung, Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung von Meetings (inkl. Protokollmanagement und Nachverfolgung offener Themen)
• Kommunikation und Korrespondenz
  • Zentraler Ansprechpartner und Schnittstelle für Geschäftsführung, Kitaleitungen, Mitarbeitende sowie externe Partner (z.B. Lieferanten, Eltern)
  • Unterstützung und Priorisierung der E-Mail-Korrespondenz sowie Verwaltung zentraler Postfächer
• Dokumentenmanagement
  • Aufbau und Pflege eines effizienten digitalen Ablagesystems
  • Sicherstellung der Zugänglichkeit wichtiger Dokumente und Informationen
• Vertrags- und Projektmanagement
  • Zentralisierung und Betreuung von Verträgen (Mietverträge, Telefon, Strom)
  • Unterstützung bei Fördergeldanträgen und Verwaltung von Formularen
  • Aktive Unterstützung bei operativen Projekten (Inventarisierung, Anschaffungen, zentrale Bestellprozesse)
• Facility Management
  • Koordination von Instandhaltungsmaßnahmen (Kontakt mit Handwerkern, Hausverwaltungen und Versicherungsmaklern)
  • Bearbeitung und Nachverfolgung von Wartungsprotokollen, Baumaßnahmen und Betriebskostenabrechnungen
• Organisation von Veranstaltungen und kulturellen Angeboten
  • Planung und Durchführung von internen Veranstaltungen und kulturellen Angeboten in enger Zusammenarbeit mit dem pädagogischen Team
• Sonstige administrative Unterstützung
  • Verwaltung Spendesk, organisatorische Aufgaben im Zusammenhang mit Veranstaltungen und Projekten (z.B. Events, Geschenkeorganisation, Jahreskalender)

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Office-Management, idealerweise im sozialen oder pädagogischen Umfeld
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und Hands-on-Mentalität
• Eigenständige, strukturierte und pragmatische Arbeitsweise
• Sehr gutes technisches Verständnis (digitales Dokumentenmanagement, Nutzung gängiger Bürosoftware)
• Ausgeprägtes Fingerspitzengefühl und hohe Empathie im Umgang mit unterschiedlichen Stakeholdern
• Zuverlässigkeit, Flexibilität und ein herzlicher, offener Charakter mit ausgeprägtem Service-Mindset

Über uns

Weitere Details und Bewerbung